16 правил электронной переписки

16 правил электронной переписки

  • Какие существуют правила деловой электронной переписки?
  • Почему их важно соблюдать?

Часто ли вы получаете письма без темы, с непонятным отправителем, без абзацев или с кучей грамматических ошибок? А может, вы сами пишете такие письма? Меж тем в сетевой переписке существует свой этикет.

В IT-компаниях 70% коммуникаций осуществляются по электронной почте и в чатах. В других компаниях этот процент меньше, но везде, где идет работа с документами и активное общение, электронная почта отвоевывает свое место у обычной почты, телефонных разговоров и личных встреч.

В 2013 году электронной почте исполнилось 42 года — она ветеран электронных коммуникаций. Тем не менее, не всем известен этикет общения по электронной почте.

Несколько правил помогут вам пользоваться почтой профессионально и эффективно.

Электронной почтой пользуются для экономии времени.

Всегда, когда пишете письмо, подумайте — не будет ли быстрее и понятнее обсудить вопрос устно или по телефону.

На почту следует отвечать не позже, чем спустя 48 часов после получения.

Все, что больше и без уважительной причины — отказ от общения в грубой форме. Если не знаете, что ответить, так и скажите: «Для ответа мне нужно немного времени, потому я напишу вам в пятницу». Отправитель будет знать, когда ждать от вас ответ.

Регулярно проверяйте папку «спам».

А также все тематические вкладки почты, чтобы не пропустить важные письма. Нередко в спам может попасть и важное письмо.

Тема письма — обязательный элемент.

В теме должны быть ключевые слова, по которым получатель легко найдет письмо у себя в ящике. Тема экономит время, а если вы пишете в первый раз — является решающим фактором, будет письмо прочтено или нет. Уважайте своих коллег, и даже когда пишете какую-то мелочь, обязательно указывайте тему.

Управление адресатами.

Ответ на письмо или какую-то реакцию должен осуществить тот, кому отправлено письмо. Все, кто стоят в копии — получают его для информации, и реагировать не обязаны.

У письма должен быть внятный отправитель.

Указывайте свою имя и фамилию, если часто пишете за рубеж — латиницей, как в загранпаспорте. У иностранцев не устновлена кириллица, ваше письмо может просто рухнуть в спам из-за непонятного адресата.

Структура делового адреса:

имя.фамилия или фамилия@домен компании. Документы для бухгалтерии, отправленные с ящика bugalter1@mail.ru выглядят крайне несерьезно. Общественные почтовики допустимы для личной почты.

Массовые рассылки,

даже служебного характера, лучше делать через профессиональные сервисы рассылок. 200 получателей письма, отсутствие темы или непонятная тема, да еще и вложение — письмо попадет в спам, а выглядит это несолидно.

Подпись в письме.

Подпись проинформирует получателя про вашу роль в компании, предоставит необходимую контактную информацию. В подписи уместна небольшая реклама и ссылка на сайт. Подпись должна быть не больше 7 строк в длину, здесь уместно фото или логотип, но помните, что красиво ваши письма будут выглядеть далеко не во всех ящиках, потому лучше использовать стандартное форматирование в подписи.

Re: и Fwd:

Автоматические текстовки, которые прибавляются к теме. Re: ответ на письмо, Fwd: переадресация письма. Их уместно оставлять в официальной переписке, чтобы получатель был в курсе, на что вы отвечаете.

Ответы в тексте.

В личной переписке допускается разобрать письмо отправителя на блоки и писать под каждым блоком ответ на этот блок. В деловой переписке считается, что весь ответ нужно писать сверху. На практике оказывается, что даже в деловой переписке удобнее отвечать на вопросы в тексте, по блокам, а сверху можно написать несколько отвечающих на все вопросы предложений. Пример: «Принципиально мы согласны. Но хотим обратить Ваше внимание на некоторые нюансы. Читайте в тексте ниже».

Переписку заканчивает тот, кто ее начал.

Совсем необязательно расшаркиваться на 5 писем «Всего доброго», «Вам также», «И вам». Если вы получили ответ на ваш изначальный запрос, вежливо отблагодарите и заканчивайте переписку, ваш собеседник будет вам благодарен за сэкономленное время.

Одна тема — одна ветка.

Не стоит каждое письмо начинать с новой темы. Отвечайте на письма одной темы в одной цепочке, а если в процессе общения появилась еще одна тема — начните новую переписку. Ответы из разных цепочек лучше не объединять в одно письмо, потому что у разных цепочек могут быть разные получатели, которые стоят в копии. Исключение составляют письма с тяжелыми файлами или макетами, лучше в теме написать «Лого и описание компании такой-то», тогда получатель найдет письмо сразу, не перечитывая всю ветку из 50 писем.

Дерево письма.

У деловых писем должна быть четкая смысловая структура. Это выгодно, это экономит ваше время и время получателя, это честно и эффективно. Об этом можно написать множество книг, но самая емкая и бойкая — книга Саши Карепиной «Искусство делового письма». Использовав все советы из этой книги, вы раз и навсегда научитесь писать хорошие письма.

Грамотность и оформление.

Пишите с больших букв, с использованием всех знаков препинания. ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ ВОСПРИНИМАЮТСЯ КАК КРИК. Красной строки в электронной почте нет, вместо этого используются отступы.

Вложения.

Тяжелые вложения — это неудобно, у почтовых сервисов деловой направленности почти всегда есть ограничения на вес входящих писем, потому лучше приложить ссылку, по которой можно скачать нужный файл.

Соблюдение этих правил здорово экономит время, позитивно работает на ваш имидж профессионала, а главное — помогает людям, будь то работодатели, коллеги, или новые клиенты, хорошо понимать, что вы от них хотите. Когда вы создаете комфортные условия для общения по электронной почте, гораздо приятнее и проще удовлетворить все ваши просьбы.

Мария Агибалова
Мария
редактор раздела «Карьера» на hotwork.ru
20 янв. 2014 г.
Поделиться с друзьями: Facebook share VK Share Twitter share

Присоединяйся и Ты к Нашим Студентам. Лично я Стану Твоим наставником

33 видео, которые приведут тебя на вершину профессионализма, к большим достаткам, к счастливой жизни!

Послушать Курс "Поиск Работы Мечты за 30 дней"
Оставить комментарий
Не обязательно, введите если хотите получать уведомления о новых комментариях
Уже зарегистрированы?
Войти
Комментарии - 5
21 апр. 2016 г.
Это самописный сайт. Мы всё делали сами.
Мне нравится    
Bandzfoxi
21 апр. 2016 г.

Здравствуйте, подскажите пожалуйста как Вы сделали такой вид материалов? Или это так и было уже в готовом виде шаблона?
Мне нравится    
Андрей
31 авг. 2015 г.
Предлагаю посмотреть также советы по поводу переписки с экспертом/выдающимся специалистом здесь http://vikent.ru/w6/
Вкратце вот ПЛАН письма:
- О себе (преподаватель ВУЗа, предприниматель, научный работник и т. п., мой блог / сайт, профиль в соц. сетях);
- Ваша цель (научная; педагогическая; коммерческая и т. п.);
- Что уже изучено / сделано Вами по интересующей Вас теме (основные Авторы, книги, курсы, Ваши проекты и т. п.);
- С учётом изложенного выше, в чём Ваш вопрос / предложение: …
Мне нравится     Одному читателю нравится
Юлия Нестерец
06 нояб. 2014 г.
Vladimir, по понятиям эффективной бизнес переписки уведомление стоит отправить и если письмо требует ответа, то в течение суток ответить - это моё мнение, основанное на опыте.
Мне нравится     2 читателям нравится
Vladimir
05 нояб. 2014 г.
Как поступить "Отправитель запросил подтверждение о прочтении" ?
Мне нравится     4 читателям нравится