Как спланировать закупку товаров для офиса

Как спланировать закупку товаров для офиса

  • Можно ли заранее спланировать бюджет на офисные затраты?
  • На чем стоит и не стоит экономить?

Каждый год офис-менеджеры и секретари сталкиваются с необходимостью закупок для «обеспечения жизнедеятельности компании». Несмотря на то, что количество и качество закупаемых товаров и услуг может разниться, необходимую сумму на такие затраты можно и нужно планировать. Для этого следует четко фиксировать, сколько и на что мы тратим. Отличным помощником в этом деле будет ведение «Таблицы офисных расходов». Она может быть в общем доступе (если сотрудники офиса сознательные и не забывчивые), или ее может вести одно ответственное лицо.

Какие категории должна в себя включать таблица офисных расходов?

Категории расходов с номенклатурой товаров и услуг – все, на что, с определенным постоянством, расходуются средства компании.

Дата закупки – даты позволят отследить сезонность затрат, и в будущем запланировать или перераспределить закупки, если какой-то период окажется перегружен.

Контрагенты – компании, с которыми сотрудничаем по каждой категории, их контактная информация.

Стоимость закупаемой продукции или оказанных услуг.

Графа примечаний.

Основные затратные статьи, с которыми чаще всего сталкиваются офис-менеджеры:

КАНЦЕЛЯРСКИЕ ТОВАРЫ. Основная закупка осуществляется раз в год, с дальнейшим дозаказом, согласно требований трудящихся. Не стоит экономить на качестве подобных мелочей. Дешевый клей быстрее высохнет, дешевые ручки будут пачкать бумагу, а сегрегаторы - ломаться. Все должно быть хорошего качества.

Контролируйте остатки, возможно, первоначальный размах коллег при заказе скрепок будет преувеличенным.

БЫТОВАЯ ХИМИЯ. Закупка осуществляются согласно с заявкой технического персонала. Следует контролировать объемы и расход моющих средств. Брать бытовую химию в большой таре или оптом будет выгоднее.

ИМИДЖЕВАЯ ПРОДУКЦИЯ: в частности визитки, промо-материалы и т.д. Как правило, чем больше тираж, тем ниже цена комплекта визиток или флаеров. В данном случае таблица поможет вам проследить периодичность заказа подобных материалов. Возможно, в будущем году вы по-другому распределите средства. Например, тираж будет меньше, зато продукция более высокого качества.

РАСХОДЫ НА МОБИЛЬНЫЙ ТЕЛЕФОН. Фиксация расходов на телефонную связь позволит выбрать наиболее выгодный тарифный пакет.

РАСХОДЫ НА ВОДУ, ЧАЙ, КОФЕ.

ПРОЕЗД. Сюда стоит включать оплату передвижения сотрудников по городу (если такая статья расходов предусмотрена). А также стоимость билетов во время командировок, чтобы в последующем планировать общие командировочное расходы.

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ И РАСХОДЫ НА ПЕРЕВОЗКИ. Незаметной и, казалось бы, незначительной статьей расходов являются затраты на корреспонденцию, в частности, на заказные письма. Так, внимательно подсчитав траты на мелкие почтовые услуги, одна дилерская компания обнаружила, что в среднем расходует на отправку писем 2,5 тысячи долларов в год.

То же касается нерегулярных перевозок. Представление об уровне цен на «популярные» направления предоставит возможность торга с частными перевозчиками.

ПОДАРКИ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ И КЛИЕНТОВ. Таблица позволит вам понимать, какую сумму в среднем запланировать на поздравительные мероприятия для коллег и клиентов. Кроме того, вы не будете повторяться в поздравлениях.

ПРОЧЕЕ. Это, например, мелкий ремонт (сантехники, электрики), заправка картриджей, прочие непредвиденные мелочи.

Ведение таблицы на протяжении года поможет вам анализировать и корректировать затраты на обеспечение офиса и правильно планировать офисный бюджет на будущий год. Графа «Примечания» даст возможность оценить качество заказываемых товаров и услуг, необходимость замены поставщика, а также окажется полезной для всех, кто будет выполнять обязанности по закупкам.

Вера Старкова
Вера
автор hotwork.ru
06 февр. 2014 г.
Рекомендованные статьи
Поделиться с друзьями: Facebook share VK Share Twitter share

Присоединяйся и Ты к Нашим Студентам. Лично я Стану Твоим наставником

33 видео, которые приведут тебя на вершину профессионализма, к большим достаткам, к счастливой жизни!

Послушать Курс "Поиск Работы Мечты за 30 дней"
Оставить комментарий
Не обязательно, введите если хотите получать уведомления о новых комментариях
Уже зарегистрированы?
Войти