Помощник руководителя – экстремальная профессия

Помощник руководителя – экстремальная профессия

  • Легко ли быть помощником руководителя?
  • Что нужно учесть, выбирая эту профессию?

Шеф вызвал меня в кабинет. Передо мной на столе стоял пузырек с жидкостью. «Нам нужно определить, что это за раствор, и каковы его свойства. Назначение промышленное»,– с улыбкой произнес он. В этот момент я уже вспоминала, какие в городе есть химические лаборатории, и все, что мне оставалось, это задать единственный дополнительный вопрос: «Сколько у меня на это времени?». На первичный сбор данных мне дали целых два дня. Так началось мое будничное утро в должности помощника руководителя.

Казалось бы, нет ничего сложного в должности помощника. Отвечай на звонки, корректируй встречи, и никаких особенных способностей для этого не нужно. В институтах быть помощниками не учат. Секретарями, менеджерами, администраторами – пожалуйста, а помощниками – нет. Но те, кто считает эту профессию простой, очень заблуждаются.

Помощник руководителя – это специалист очень широкого профиля, с множеством обязанностей и колоссальным количеством навыков, буквально во всех сферах жизни.

Давайте разберемся, что же входит в рядовые обязанности ассистента. Как правило, это практически все должностные обязанности секретаря. Ему просто необходимы первоклассное знание документооборота и делового этикета, иногда кадрового делопроизводства. Он должен уметь работать в стрессовых условиях: одновременно отвечать по телефону, писать письма, принимать факс, контролировать входящую почту и, улыбаясь, между делом проводить чайную церемонию для гостей офиса. Он должен знать как минимум три языка. Он должен быть хорошим организатором любых мероприятий: от делового совещания до корпоратива. Телефон у этого человека включен 24 часа в сутки. В его телефонной книге номера всех мыслимых и немыслимых специалистов. Всё, что может пригодиться в жизни, личной или профессиональной; все, от портного до гробовщика.

НЕ ПРОПУСТИТЕ: Как использовать социальные сети для поиска работы?

Для первоклассного помощника не существует невыполнимых задач. Не существует вопросов «зачем?». Всегда очень важны сроки. (Как правило, «на вчера»). Этот человек должен иметь аналитический склад ума. Находить выход из любых ситуаций. Или уметь найти того, кто поможет найти выход.

Я спросила одного знакомого ассистента, какое задание шефа было в его жизни самым трудным. Он ответил: «Организовать похороны матери моего руководителя. Я в тот момент проработал в компании меньше недели и даже толком не успел с ним познакомиться, когда у него произошло это горе. Было сложно справиться». Задача помощника – создавать для шефа оптимально комфортные условия работы. Руководитель не должен слышать оправдания, почему что-то не получилось, он должен удивляться, как вам это удалось. Ассистент - это правая рука руководителя, он обязан уметь правильно расставлять приоритеты и принимать решения, брать на себя ответственность. Все, что он слышит в кабинете руководителя, там же, в кабинете, и остается. Это человек, которому можно доверять, вне зависимости от того, подписано ли с ним соглашение о неразглашении коммерческой тайны или нет. Это человек, владеющий большим объемом информации о компании и ее сотрудниках. Это промежуточное звено между коллективом и начальником, поэтому он должен быть очень дипломатичен.

На этой должности никогда не угадаешь, в чем понадобится помощь завтра: в написании поздравительной открытки деловому партнеру или в организации запуска космического корабля.

Конечно, бывают и простые, обычные рабочие дни, но, как правило, будни ассистента - это частая сверхурочная работа, командировки, короткий отпуск и отсутствие больничного (по причине того, что помощники не болеют, у них на это нет времени). Работа не кажется сложной, пока ее выполняет кто-либо другой, поэтому, претендуя на вакансию ассистента, не стоит недооценивать навыки, которыми должен обладать данный специалист.

НЕ ПРОПУСТИТЕ: Вопросы-ловушки на собеседовании

Вы - помощник руководителя? Поделитесь интересным опытом или рекомендациями в комментариях!

Вера Старкова
Вера
автор hotwork.ru
12 дек. 2013 г.
Поделиться с друзьями: Facebook share VK Share Twitter share

Присоединяйся и Ты к Нашим Студентам. Лично я Стану Твоим наставником

33 видео, которые приведут тебя на вершину профессионализма, к большим достаткам, к счастливой жизни!

Послушать Курс "Поиск Работы Мечты за 30 дней"
Оставить комментарий
Не обязательно, введите если хотите получать уведомления о новых комментариях
Уже зарегистрированы?
Войти